Q-Mail Hakkında Önemli İpuçları

Q-Mail, organizasyonlar için çok büyük bir öneme sahip olan karar destek mekanizmasına katkıda bulunarak hızlı ve doğru kararlar almanıza yardımcı olur.

Qlik Bağlantısı

Q-Mail üzerinde Qlik bağlantısı ve SMTP konfigürasyonlarınızı tanımlayıp doğruladıktan sonra kolayca kullanıma başlayabilirsiniz. Aynı domainde olmak şartı ile Qlik bağlantısına birden fazla Qlik Sense sunucusu ekleyebilirsiniz. İsterseniz kullanıcı ve gruplar tanımlayarak ya da Active Directory üzerinden kullanıcıları çekerek, iş veya rapor tanımında kullanabilirsiniz. Kullanımda sorun yaşanmaması için Qlik bağlantısında tanımlanmış olan user’ın ve ”sa_repository” user’ının admin yetkisine sahip olması gerekmektedir.

Kullanıcı ve Gruplar

Q-Mail’de varsayılan olarak bir “admin” isminde user ve “admin” isminde bir grup vardır. Yetkili ve kullanıcı olmak üzere 2 tip kullanıcı vardır. “Admin” tipinde tanımlanmış kullanıcı Q-Mail üzerinde tüm operasyonları gerçekleştirebilirken, “kullanıcı” tipindeki kullanıcı ise sadece görüntüleme yapabilmektedir.

Filtre Paneli

Q-Mail’de filtre paneli özelliği ile filtre setleri tanımlayıp rapor oluştururken hızlıca kullanabilirsiniz. Filtre panelinin oluşturulduğu Qlik Sense uygulaması ile oluşturulacak raporun Qlik Sense uygulamasının aynı olması gerekmektedir. Filtre paneli tanımlamadan da rapor içerisinde filtre oluşturabilirsiniz. Birden fazla raporda aynı filtre setlerini kullanacaksanız filtre paneli oluşturup bu raporlarda kullanmanız işini kolaylaştıracaktır.

Q-Mail de iki farklı filtre özelliği bulunmaktadır. Birincisi sadece “filtre” diğeri ise “filtre ve mail”. Filtre, oluşturulan rapora filtre uygular. Filtre ve mail ise, bir raporu farklı filtrelerle farklı kişi veya kişilere iletmenizi sağlar. Rapor tanımlarken Qlik Sense uygulamanız içinde bulunan tüm objeleri kullanabilir, farklı dosya tipleri de kullanabilirsiniz. Rapor içerisinde sadece bir tane Qlik Sense objesi seçilebilir. Rapor içinde seçilebilen dosya tipleri seçtiğiniz objenin türüne göre değişmektedir. Örneğin; Obje tipi sayfa olan bir obje seçerseniz “PNG”, “PDF(png)“, “MailBody(png)” tiplerini seçebilirsiniz. Diğer tüm objelerde bu dosya tiplerine ek olarak “excel”, ”pdf(table)”, ”html(table)”'da seçebilirsiniz.

Raporlar

Raporlar iki farklı türde dışa aktarılır; “Sadece Veri“ ve “Qlik Şablonu Qlik Şablonu özelliğinin kullanılabilmesi için seçilen obje tipinin düz tablo olması gerekmektedir. Qlik şablonu özelliği ile raporun dışa aktarımını Qlik Sense üzerindeki düz tablonun şablon özellikleriyle yapmış olursunuz. Ayrıca rapor dosya tipi “xml” ve “json” olarak tanımlamak istiyorsanız seçilen objenin düz tablo ve dışa aktarım tipinin Qlik şablon olarak seçilmesi gerekmektedir.

Rapor tanımında “Qlik objesi başlığını kullan” seçeneği aktif edilirse dışa aktarılan raporun dosya adı objenin Qlik Sense üzerindeki başlığı olacaktır. “Objenin url’sini göster” seçeneği aktif edilirse seçilen objenin sheet’ine ait url çalışacak olan işin mail gövdesine eklenir. Ayrıca çalışacak işin mail gövdesinde Qlik Sense’de bulunan bir değişkenin değerini göstermek istiyorsanız rapor tanımlarken “değişkenler” kısmından kullanmak istediğiniz değişkenleri seçebilirsiniz. Oluşturulan raporun datasını yenilemesi zamanla ya da raporda seçilen Qlik Sense uygulamasının verilerini yenilediği zaman olmaktadır. Seçilen veri yenileme tipine göre Q-Mail rapor verilerinizi otomatik olarak güncelleyecektir.

İşler

Raporları tanımladıktan sonra bu raporları bir işe bağlayarak raporların ne zaman ve nasıl iletileceği, kime yada kimlere gideceği tanımlanır. Bir işe birden fazla filtresiz veya sadece filtreli rapor bağlanabilir. Dilerseniz excel ve pdf olarak tanımlanmış raporları tek bir excel veya tek bir pdf dosyasında birleştirebilirsiniz. İşin çalışmasını otomatik olarak tetiklemek için 3 farklı yol vardır. Bunlar; “zamanla”,”Qlik Sense uygulamasının verileri yenilendiğinde” ya da “başka bir iş çalıştığında”.

“Qlik Sense uygulamasının verileri yenilendiğinde” seçeneğinin seçilebilmesi için işe bağlanan raporların aynı Qlik Sense uygulamasına bağlı olması gerekmektedir. Bunlara ek olarak Q-Mail arayüzünden de işi elle tetikleyebilirsiniz. Filtresiz ve sadece filtreli raporları,”Ftp”,”Sftp” yada ”klasöre” aktarabilirsiniz. Bu 3 tipte seçili değilse rapor gönderimi mail ile olacaktır. “Sftp” veya “Ftp” seçiminde sunucu üzerine yüklenen dosyaların linkleri istenilen kişilere mail olarak gönderilecektir. Gönderilecek olan mailin, mail gövdesini istediğiniz şekilde oluşturabilir, yazı rengi ve tipini değiştirebilirsiniz. Seçilen raporda değişken seçimini mail gövdesinde kullanmak için mail gövdesinin oluşturulduğu alana “{v.varibleadı}” yazmalısınız. Raporların sahip olduğu filtre değerlerini mailde görebilmek için “rapor filtrelerini göster” seçeneğini aktif hale getirmeniz yeterli.

Uyarı Sistemi

Q-Mail bir diğer özelliği olan “Uyarı” ile Qlik Sense üzerinde oluşturduğunuz bir hesaplamanın değerinin tanımladığınız koşulları sağlaması halinde istenilen kişi veya kişilere uyarı maili atmaktadır. Koşul olarak bir değerden küçük, bir değerden büyük yada aralık vererek tanımlayabilirsiniz. Uyarının da tetiklenmesi “hesaplamaya ait uygulama verileri yenilendiğinde” ve “zamanla” olmak üzere iki şekilde olmaktadır. Uyarı çalışmış ve koşullar sağlanmışsa Q-Mail üzerinde oluşturduğunuz iş veya işleri tetikleyebilirsiniz. Hesaplama değerini görmek için mail gövdesini oluşturduğunuz alana “{m.value}” yazmanız yeterli.